Zeiterfassung

Zeit als kostbare Ressource

Arbeitszeit ist eine wichtige und zugleich zeitlich begrenzte Ressource. Sowohl aus Arbeitgeber- als auch aus Arbeitnehmersicht muss die Zeit gut eingeplant und ausgewertet werden. Es ergeben sich verschiedene Ansprüche und Herausforderungen am Zeitmanagement und der Arbeitszeiterfassung. Es liegt auf der Hand, dass Arbeitszeiten nicht auf Basis einer Zettelwirtschaft erfasst und mühsam in händischer Arbeit ausgewertet werden sollten. Softwaregestützte Erfassungssysteme erleichtern sowohl die exakte Aufzeichnung, als auch die weitere Verarbeitung, Bearbeitung und Analyse der Daten. Wir haben bereits jahrelange Erfahrung in der Erstellung individueller Systeme zur Zeiterfassung und liefern hierzu nicht nur Software, sondern bei Bedarf auch die notwendige Hardware.

Zeiterfassung aus Arbeitnehmersicht

Der Arbeitgeber steht in der Verpflichtung, die Arbeitszeit aller Mitarbeiter am Unternehmen zu dokumentieren. Überstunden müssen gerecht erfasst und festgehalten werden. Aber auch Pausenzeiten sind nach rechtlichen Vorgaben einzuhalten. Geleistete Stunden müssen bei Bedarf auch Kostenstellen zugewiesen werden können, um somit Überblick über die Wirtschaftlichkeit von Prozessen und Abläufen zu kontrollieren.

Eine softwarebasierte Aufzeichnung aller Daten kann unabhängig von der Mitarbeiterzahl vieles erleichtern:

Einfacher Überblick zu Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub
Strukturierte Erfassung von Arbeitszeiten inklusive Überstundenberechnungen
Programmatische Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, wie die Einhaltung von Pausenzeiten
Skalierbare Zeiterfassung mit aussagekräftigen Auswertungen und Exporten
Erfassung kompletter Arbeitsverträge - alle Mitarbeiterdaten somit zentral festgehalten
Vereinfachte Urlaubsplanung, da das komplette Team oder auch das komplette Unternehmen im Überblick dargestellt werden kann
Einfache Freigabeprozesse für Urlaub
Rechtlich sichere Prozessabläufe

Zeiterfassung aus Arbeitgebersicht

Jeder Arbeiter will fair für seinen Arbeitseinsatz entlohnt werden. Überstunden müssen aufgezeichnet und verwaltet werden können: Überstunden aufbauen und ausbezahlen lassen oder abfeiern? Und was ist eigentlich mit meinen Urlaubstagen - wie viele sind noch übrig? Dies sind alles typische Fragen, welche ohne Software nur schwer nachgerechnet werden können und dazu ungenau sind.

Folgende Vorteile kann eine Zeiterfassungssoftware für den Arbeitnehmer liefern:

Einfache Aufzeichnung der Arbeitszeit
Leichter Einblick auf Urlaubstage mit Planung von Urlaubszeiten
Zugriff auf ein Überstundenkonto
Exakte Übersicht über geleistete Arbeit

Zeiterfassung ist ein wichtiges Instrument des Controllings.

Nützliche Funktionen sparen Zeit

Eine digitale Zeiterfassung soll den Prozess des Zeitmanagements und der Aufzeichnung vereinfachen, skalierbar sein und mächtige Werkzeuge zur Auswertung bieten. Die folgende Auflistung zeigt nur einen Teil der wichtigsten Funktionen, welche die tagtägliche Erfassung von Arbeitszeit erleichtern:

Plattformunabhängige Erfassung (App, Terminal-Lösung, mobil oder als Webanwendung)
Kalender-Funktionen mit Schnellübersicht einzelner Mitarbeiter oder ganzer Teams
Übersicht über gesondert behandelte: Urlaub, Krankheit, Feiertag, Betriebsurlaub, Sonderurlaub, Schulungen und überstundenfreie Arbeitstage
Mitarbeiterverwaltung inklusive der Pflege von Arbeitsverträgen
Steuerung von Benutzerrechten, über welche auch Zugriff auf andere Mitarbeiter oder Controllingfunktionen ermöglichen
Individuelle Konfigurationsmöglichkeiten zur Anpassung der Arbeitszeiterfassung an unternehmerische Bedürfnisse
Pflege und Verwaltung von Bonuszahlungen, wie Kilometergeld, Zuschläge für Reisekosten und Verpflegung etc.
Auswertung und Berichte zur Auswertung oder auch Vorlage beim Steuerberater
Import- und Exportfunktionen zum einfachen Einspielen oder extrahieren von Daten (PDF oder auch CSV)

Zeiten müssen präzise erfasst werden. Nur so können diese effizient ausgewertet werden.

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