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Egal ob Mittelstand, großer Konzern oder als Freelancer: Wer die Übersicht über Arbeitsprozesse, den Umsetzungsstatus oder Kundenprojekte verliert, hat oft massive Probleme in der Erfüllung von Timelines und der reibungslosen Abarbeitung. Auch die Abrechnung von Aufgaben kann bei fehlender Planung und Übersicht leicht chaotisch werden. Abzurechnende Aufwände können untergehen oder falsch erfasst werden. Dies ist gerade dann nicht dienlich, wenn sich Projekte oder Kooperationen über längere Zeit erstrecken, denn dann wird es umso unübersichtlicher. Das muss aber nicht sein, wenn die richtige Strategie und ggf. auch eine passende Arbeits- und Projektplanungssoftware eingesetzt wird. Genau in diesem Bereich haben wir uns bereits jahrelang spezialisiert und können Sie bei der Ordnung und im Controlling Ihrer Projekte unterstützen.
Um die Wirtschaftlichkeit hoch und gleichzeitig den Stressfaktor niedrig zu halten, ist die korrekte und planmäßige Einteilung von Ressourcen unabdingbar. Je größer das Unternehmen wird und je mehr verschiedene Tätigkeiten parallel erfolgen müssen, ist es oft der Fall, dass ungenutzte Ressourcen gar nicht oder falsch eingeteilt werden. Wie kann man dies umgehen? Mit der richtigen und ordentlich durchgeführten Planung. Dies kann softwaregestützt deutlich vereinfacht werden, da intelligente Prozesse die komplette Einplanung überwachen und Optimierungspotential aufzeigen können.
Im Unternehmen zählen vor allem die Mitarbeiter mit deren Arbeitskraft als treibender Motor zur Umsatzgenerierung. Nicht nur eine Erhöhung der Mitarbeiterzahl ermöglicht es, mehr Aufgaben in gleicher Zeit zu erfüllen, sondern auch die smarte und optimierte Einteilung der Arbeitskraft. Leerlauf und nicht arbeitsgerechter Einsatz (Über- oder Unterqualifizierung von Arbeitskräften) führt zu ökonomischen Schwachstellen. Das Know-How, wie Mitarbeiter optimal eingesetzt werden sollten, bringt fast jedes Unternehmen durch eigene Expertise mit, der optimierte Einsatz und die Planung des Faktor "Mensch" fällt jedoch oft schwer und kann in vielen Fällen aufgrund der vorliegenden Komplexität auch gar nicht durch Menschenhand erfolgen.
Ein konkretes Beispiel ist die Planung von Stundenplänen an Schulen und Universitäten, welche bereits seit Jahrzehnten nur noch softwaregestützt erstellt werden. Zu viele Faktoren fließen hier mit ein, so dass es massiv Zeit kosten würde, um einen halbwegs funktionierenden Plan mit guter Auslastung zu erreichen. Zudem sollten Lehrkräfte effektiv eingesetzt werden, so dass diese nicht nur die erste und letzte Stunde am Tag eingesetzt werden können und somit unnötig am Standort gebunden wären. Im Idealfall werden intelligente Zeitblöcke gebildet. Zugleich wird auf die Verwendung von Ressourcen wie Klassenzimmer, Arbeitsmaterial und die Klasse an sich berücksichtigt.
Immer wenn Schichtsysteme und die optimale Einteilung der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter komplex abzubilden ist, kann eine Software hier die Rechenarbeit übernehmen und eine optimale Planung vorgeben. Die Mitarbeiter-Planung sollte jedoch so flexibel sein, dass der Mensch am Schluss das letzte Wort sprechen kann und finale Anpassungen einbringen kann. Die reibungs- und lückenlose Einplanung von Mitarbeiter-Ressourcen führt zu einem massiv erhöhten Durchsatz bei gleichen Kosten. Haben Sie Ihre Mitarbeiterdisposition im Griff oder sehen Sie Optimierungspotential? Wir unterstützen Sie gerne mit unserem Prozesswissen und den passenden Softwarelösungen.
Ebenso wie die menschliche Arbeitskraft kostet auch Arbeitsmaterial Geld und bedarf einer gewissen Verwaltung. Materielle Ressourcen müssen gewartet, ersetzt oder zusätzlich angeschafft werden, um die gegebenen Arbeitsabläufe zu unterstützen oder diese gar zu ermöglichen. Es gilt sowohl zu vermeiden, zu wenig Arbeitsgeräte zur Verfügung zu haben, als auch zu viel auf Lager zu halten. Zudem ist die Übersicht darüber, welche Ressource aktuell im Einsatz ist und wann diese wieder frei wird, ohne eine zentrale Erfassungsstelle oft nicht gewährleistet.
Die Material-Disposition kann mit Hilfe von smarter Software optimiert werden und reduziert somit deutlichen Arbeitsaufwand, welcher ansonsten von Menschenhand geleistet werden muss. Die Einplanung von Materialien mittels Projektsoftware bringt verschiedene Vorteile mit sich, welche in den nachfolgenden Punkten dargestellt werden:
Softwaregestützte Prozessoptimierung sorgt für flüssige Abläufe und effiziente Projektabwicklung.
Die Herausforderung einer guten Projektplanung ist das Jonglieren mit verschiedenen Variablen und dies sogar projektübergreifend. Abläufe müssen parallel oder sequenziell eingetaktet werden und zugleich eine möglichst hohe Auslastung der zur Verfügung stehenden Ressourcen (menschliche Arbeitskraft und materielle Mittel) erzielen. Jedes Unternehmen besitzt sein branchenspezifisches Know-How zur Abwicklung von Aufträgen, die Software berechnet hieraus die optimale Arbeitsabfolge, unterstützt in komplexen Planungsprozessen, weist auf Hindernisse hin und zeigt gleichzeitig die Kosten auf.
Lediglich müssen einige Fragen beantwortet werden, so dass die Software nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert werden kann:
Der Projekterfolg wird oft aus einer einfachen Rechnung zwischen Aufwendungen und Erträgen berechnet. Da eine passende Projektplanungssoftware sowohl Personalkosten als auch materiellen Aufwand und laufende Kosten erfassen kann, erfolgt diese Rechnung automatisiert. Somit können wirtschaftliche Analysen zu Aufträgen, Kunden, Quartalsberichten oder auch Unternehmenssparten erstellt werden. Die stetige Analyse und das Nachjustieren interner Prozesse hilft dabei, wettbewerbsfähig zu bleiben, Kosten zu minimieren und natürlich auch Gewinne zu maximieren.
Eine gute Planung ist ein essenzieller Baustein für wirtschaftlichen Erfolg. Lassen Sie dieses Potenzial nicht ungenutzt. Wir unterstützen Sie tatkräftig dabei, Ihre Arbeitsabläufe auf das nächste Level zu heben. Rüsten Sie sich und Ihr Unternehmen für die Zukunft - digitalisiert und automatisiert mit gleichzeitiger Reduzierung menschlicher Fehlerquellen in der Planung und paralleler Einsparung von Kosten.
Wenn Aufgaben untergehen, können Prozesse nicht nur ins Wanken geraten, es kann auch Umsatz verloren gehen. Gute Planung und Abwicklung wirkt diesen Risiken entgegen.
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