Warenwirtschaftssysteme smart verbinden - WAWI Schnittstellen vom Profi

Warenwirtschaftssysteme intelligent verbinden

Egal, ob neben dem Onlineshop noch ein traditionelles Handels- oder Ladengeschäft exisitiert, oder der Fokus rein auf dem Onlineverkauf liegt: Das E-Commerce System muss mit der bestehenden Warenwirtschaft verbunden werden. Bei Betreibern eines Handelsgeschäfts kann das WAWI-System somit historisch bedingt gar nicht optimal für den Vertrieb eines Onlinekanals ausgelegt sein. Ein Großteil der Warenwirtschaftssysteme waren bereits am Markt aktiv, als es den E-Commerce Markt noch nicht gab.

Online-Händler, welche bereits im traditionellen Offlinehandel erfolgreich sind, haben oft bereits eine ERP- oder Warenwirtschafts-Software im Betrieb. Oft wird diese Software nur für das Generieren von Angeboten oder das Schreiben von Rechnungen verwendet. Andere Händler steuern aber sogar den gesamten Einkauf, Verkauf, die Lagerhaltung bis hin zur Garantieabwicklung, Stornos und Retouren über diese Anwendungen.

Doch der neue Online-Vertriebskanal soll reibungslos in die Warenwirtschaft integriert werden. Hierfür ist eine Schnittstelle notwendig, um den Datenaustausch der beiden Systeme zu ermöglichen.

Typische E-Commerce Systeme

Beim Betrieb eines Onlineshops wird neben der Individualentwicklung oft auf standardisierte Shop-Software zurückgegriffen. Bekannte und etablierte Vertreter dieser Branche sind beispielsweise:

Magento
Shopware
gambio
plenty markets
OXID e-sales
JTL
Presta Shop

Onlineshop-Lösungen

Typische ERP- und Warenwirtschafts-Systeme

Für das traditionelle Handelsgeschäft gibt es ebenfalls bereits sehr funktionsreiche Anwendungen, um Artikel- und das Auftragsmanagement abzubilden. Renommierte Hersteller dieser ERP- oder Warenwirtschafts-Software sind beispielsweise:

SAP
Sage Office Line
JTL Wawi
DATEV

Flexibel gegen unflexibel. Schnell einsetzbar gegen Entwicklungszeit. Mieten oder Kaufen. Viele Kriterien müssen berücksichtigt werden.

Es gilt zwei Welten miteinander zu verbinden. Kein Problem, sondern eine Herausforderung. Auf der einen Seite findet man eine ausgereifte Software-Landschaft mit Warenwirtschaft und Rechnungswesen inklusive der Anbindung an Geschäftsprozesse und Lagerhaltung. Die andere Seite stellt der Online-Shop dar. Dieser befindet sich durch die Online-Verfübarkeit oft auf einem eigenen Server mit eigener Datenbank. Es handelt sich praktisch um eine Insel-Lösung, welche zunächst keine direkte Verbindung mit der technischen Infrastruktur des Unternehmens eingeht.

Die ERP- oder Warenwirtschaft wurde jahrelang effektiv eingesetzt und weiterentwickelt. Somit muss diese weiterhin die zentrale Verwaltungsstelle sein und zu Recht: Mitarbeiter wurden in diese Systeme eingearbeitet, die Prozesse verlaufen problemlos. Es gibt somit keinen Grund, an dieser Situation etwas zu ändern.

Zudem agieren Onlineshops meist nach eigenen Gesetzen. Die Plattformen sind vollkommen eigenständig und können parallel zu den ERP-Systemen betrieben werden. Doch eine parallele Pflege von Daten würde einen extremen Mehraufwand bedeuten und personelle Ressourcen binden. Dies hat oft die katastrophale Folge, dass zwei parallel existierende Welten geschaffen werden und der Online-Shop vernachlässigt wird.

Aus der parallelen Datenverarbeitung müssen nun gleiche Gesetzmäßigkeiten und Schnittstellen geschaffen werden, so dass die Offline-Welt mit der neuen Online-Welt zusammenarbeiten kann. Automatisiert, reibungslos, intelligent und hochperformant.

Die Lösung: automatisierter Datenaustausch

Glücklicherweise gibt es zur Verbindung verschiedener Softwaresysteme die Möglichkeit, Daten untereinander auszutauschen und somit einen gemeinsamen Kosmos zu schaffen. Die Online-Shop-Welt lässt sich hierbei viel leichter mit der lokalen Offline-Welt verbinden als umgekehrt. Mit Hilfe automatisierter Schnittstellen zum Abgleich von Artikeln, Beständen, Preisen, Aufträgen u.v.m wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die potentielle Fehlerquote durch manuelle Datenerfassung oder -übertragung reduziert. Es gibt zwei Möglichkeiten, die jeweiligen Schnittstellen anzubinden, wie im Folgenden näher erläutert wird.

Schnittstellen als Standardsoftware

Neben verfügbarer Standard-Shopsoftware gibt es auch einen Markt für Schnittstellen. Oft werden diese E-Commerce Schnittstellen als Lizenzmodell angeboten, sind Module der ERP-Software oder agieren klassisch als sogenannte Middleware.

Zum festgelegten Monats- oder einmaligen Kaufpreis erhält man hier fertige und funktionierende Software. Dies hat vor allem auch den zeitlichen Vorteil, dass diese Schnittstell-Software schnell einsetzbar ist und vorab keine Entwicklungszeit investiert werden muss.

Größter Nachteil ist hierbei natürlich die geringe Flexibilität. Man ist strikt an die Standard-Vorgaben gebunden, individuelle Anpassungswünsche (welche oft notwendig werden) können selten berücksichtigt werden oder werden gegen entsprechend hohe Stundensätze nachgerüstet.

Schnittstellen als flexible Individuallösung

Die Alternative zu Standard-Schnittstellen liegt auf der Hand: Individuelle, passgenaue und zugleich die flexible Entwicklung einer Individualschnittstelle.

Für die Individualentwicklung spricht die vollständige Anpassbarkeit an die Bedürfnisse der Unternehmens. Sonderwünsche sind auch dann möglich, wenn die Anforderungen so speziell sind, dass diese von anderen Unternehmen in dieser Form benötigt werden. Weiterentwicklungen sind somit viel leichter möglich als bei Standard-Schnittstellen, welche im schlimmsten Falle auch gar nicht weiterentwickelt werden.

Was ist für Sie die passende Lösung?

Die passende Lösung ist natürlich von vielen Merkmalen, Anforderungen und den bestehenden Systemen abhängig. Sehr zutreffend wäre hier also die Aussage "Es kommt darauf an". Jedoch gibt es eine Lösung, welche nach professioneller Analyse und Beratung bestimmt werden kann. Unternehmen, welche sich gegen Schnittstellen aller Art entscheiden, verschenken mit zusätzlich notwendiger Arbeitszeit für den manuellen Abgleich lediglich Geld - Tag für Tag.

Ob die vom ERP-Hersteller angebotenen Standard-Module nicht oder nur teilweise passen, kann mit dem notwendigen Know-How oft schnell bestimmt werden. Wie man sich auch entscheidet: Eine reibungslose Integration des E-Commerce Systems mit der bestehenden Warenwirtschaft oder dem ERP-System sollte unbedingt sichergestellt werden. Nur so kann der Online-Erfolg wirklich effizient umgesetzt werden. Wir beraten Sie hierzu gerne.

Die richtige Lösung spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Ab dem ersten Tag.

WAWI-Schnittstellen